การวางแผน (Planning) เป็นการะบวนที่ช่วยกำหนดและตัดสินใจเลือกสิ่งที่จะดำเนินการ และวิธีปฏิบัติในอนาคตเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายถึงการทำได้ตามกำหนดเวลาและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดอย่างคุ้มค่า การวางแผนมีทั้งแบบเชิงรุก (Proactive) และเชิงรับ (Reactive) ซึ่งองค์กรควรมีการจัดทำทั้ง 2 แบบ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และสภาวะทางเศรษฐกิจ ก่อนที่องค์กรจะวางแผนนั้นจำเป็นต้องวิเคราะห์ตนเอง ดังนี้ “ขณะนี้เราอยู่ที่ไหน? เรากำลังจะไปที่ไหน? และเราจะไปถึงที่นั้นได้อย่างไร ? “
การกำหนดแผนงานที่ดี จะเป็นการช่วยในการตีกรอบความคิดและการดำเนินงานให้อยู่ในขอบเขต ไม่หลงประเด็น ซึ่งจะทำให้เสียเวลาและเสียทรัพยากรไปอย่างเปล่าประโยชน์ ข้อดีของการวางแผนการจัดการไว้ล่วงหน้า
- ในโลกธุรกิจที่มีความเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา องค์กรควรมีแผนตั้งรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อความมั่นคงขององค์กร หากเรามีแผนเตรียมพร้อมบุคลากรให้สามารถปรับตัวได้ตามการเปลี่ยนแปลงก็จะทำให้องค์กรอยู่รอดไปได้
- เป็นการกำหนดกลยุทธ์และแนวทางในการดำเนินงานขององค์กร เป็นการช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ง่ายและตรงประเด็น สามารถดำเนินงานได้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
- เมื่อองค์กรมีทรัพยากรที่จำกัด เช่น เงิน งบประมาณ หรือวัตถุดิบ การดำเนินงานที่มีการวางแผนล่วงหน้าจะลดขั้นตอนที่ผิดพลาดลง มีการประสานงานที่ดี บุคลากรได้รับการสื่อสาร เข้าใจหน้าที่การทำงานของตน ลดการทำงานซ้ำซ้อน ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากร
| ความยืดหยุ่น (Flexibility) ความครอบคลุม (Comprehensiveness) ความชัดเจน (Specificity)
ระยะเวลาของแผน (Time Span)
ความเป็นพิธีการ (Formality)
ความมีเหตุมีผล (Rationality)
ความมุ่งอนาคต (Future Oriented)
ความสอดคล้อง (Relevance)
|
เป็นการกำหนดมาตรฐาน หลักเกณฑ์ในการตรวจสอบว่าองค์กรมีทิศทางตามที่ได้วางแผนไว้หรือไม่ สามารถประเมินผลเพื่อตรวจสอบการทำงานได้ หากไม่เป็นไปตามเป้าหมายก็สามารถปรับปรุงแผนงานใหม่ให้สามารถทำได้ในอนาคต
ลักษณะการวางแผนที่ดี
ลักษณะของการวางแผน
แบบบนสู่ล่าง (Top-down) แบบล่างสู่บน (Bottom-up) แบบผสม (Mixed)
ขั้นตอนในการวางแผน
ในขั้นตอนการเตรียมการวางแผนองค์กรต้องหาข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพื่อวิเคราะห์หาจุดอ่อนและจุดแข็งของเราและกำหนดวิสัยทัศน์ในสิ่งที่อยากเป็นเป้าหมายขององค์กรในอนาคต หลังจากนั้นเมื่อเรารู้ว่าเรายืนอยู่ที่ไหนและต้องการเป็นอะไรแล้ว ผู้บริหารต้องวางแผนดำเนินงาน ซึ่งจะบ่งบอกถึงวิธีการ ทิศทางใดที่จะทำให้เราบรรลุตามเป้าหมายได้ ในการกำหนดแผนงานต้องมีการวางแผนขั้นตอนการสื่อสารภายในองค์กรเป็นสำคัญ การที่องค์กรจะกำหนดทิศทางไปในทางใด บุคลากรต้องเข้าใจและพร้อมขับเคลื่อนไปพร้อมกัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจากบนลงล่างจึงเป็นสิ่งสำคัญในทุกขั้นตอน
ในการจัดทำรายละเอียดของแผนงานจะเป็นการจัดการในระดับภาคส่วน แผนกที่เกี่ยวข้อง ว่าต้องมีความรับผิดชอบในด้านใด มีเป้าหมายของแผนกที่ต้องปฏิบัติร่วมกันอย่างไร หลังจากที่มีการสื่อสาร อบรมจนเกิดความเข้าใจจึงนำไปปฏิบัติตามหน้าที่ของตน ในระดับหัวหน้าและระดับบริหารมีหน้าที่ตรวจสอบผลการดำเนินงาน หากไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ต้องนำแผนมาทบทวนใหม่ หาข้อผิดพลาดและปรับปรุงแผนงานให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มา http://www.freightmaxad.com/magazine/?p=3685
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น